Administración del tiempo ejemplos y ejercicios.
Me enojaba mucho cuando un compañero me decía, no se trata de que no tengas tiempo, si no de cómo te organizas.
Esto me enojaba porque era supervisor de una planta productiva y tenía que estar pendiente de los inventarios, de la productividad, de la calidad, del rendimiento de los empleados etc. Y que una persona que no estuviera viviendo mi circunstancia me dijera que no era cuestión de tiempo sentía que no sabía nada.
Lo que aprendí tiempo después es que uno los principales puntos para poder ser productivos no se trata de aprender cosas nuevas, sino más bien de modificar la forma de dejar hacer algunas cosas, Pero que nada de eso inicia si:
Te cierras mentalmente en que nada puedes modificar.
Ningún método te será funcional si en tu mente sigue estando presente la idea de que no se puede hacer nada. Solo en la práctica de las estrategias y métodos comienzas a visualizar posibilidades y beneficios de lograr un poco más con el mismo tiempo, pero para que hayas puesto voluntad en practicar algún método primero has tenido que derribar la barrera mental de que no es cuestión de tiempo.
Así que toda persona que quiera ser más efectiva el primer reto no está en la puesta en práctica de algún método, si no en la eliminación de esta barrera mental.
Ahora que capacito en el tema me es muy fácil visualizar cuando comienzo a compartir los primeros conceptos que la respuesta inmediata es: «pero no puedo dejar de hacer esto, todo es importante, no da tiempo».
Lo cierto es que cada estrategia y método será beneficioso en diferente proporción dependiendo las circunstancias de cada persona y las posibilidades, pero lo que también es cierto es que todos tenemos 24 horas al día y algunos son más productivos que otros, por lo que mi estrategia es:
Antes de aprender cosas nuevas para administrar nuestro tiempo, hay que dejar de hacer algunas cosas que no son productivas.
Ejemplo de empresas.
Esto es lo que hacen muchas empresas ganadoras, definen cuáles son sus objetivos y estudian las actividades y responsabilidades más importantes que les ayuda a cumplir con ese objetivo, y también identifican aquellas cosas que están haciendo actualmente que aportan muy poco a su objetivo, y cuando las han identificado:
-Las delegan a pesar de que les implique un costo.
-Las hacen más sencillas con el acuerdo de todos.
-Las eliminan.
Esto quiere decir que contratan a proveedores para que realicen esas actividades rutinarias en las que se les va mucho tiempo pero que impiden avanzar en otras actividades de mayor aporte directo al objetivo. Terminan contratos, eliminan reportes o los hacen mapas sencillos y específicos.
Lo que sí tienen en común estas acciones es que es mediante el trabajo en conjunto que se identifican muchas veces.
Uno de los ejemplos más comunes que he vivido es el hecho de realizar reportes que nadie revisa, o que solamente toman cuenta si sucediera una crisis; estas empresas identifican esto e intentan hacerlos más sencillos o que al menos no esté en manos de personas que deberían estar haciendo un aporte mayor en lugar de tareas rutinarias.
Aquí es donde me doy cuenta que creer que todo es importante, responde a la falta de claridad en que nos hace productivos y que nos retrasa de serlo, por lo cual agregó otro concepto.
Ejercicios: Administración de nuestro tiempo.
Considerando toda esta información esta es la tarea:
1- Primero abre tu mente a la posibilidad de lograr algo diferente a pesar de que no visualices actualmente un espacio para hacer algo nuevo, porque muchas veces se trata más bien de modificar las formas actuales o eliminar algunas.
2- Vuelve a poner en mente cuál o cuáles son los objetivos más importantes de tu función, cuál es el aporte que se debe estar dando y por el cual se supone que existe tu puesto de trabajo, con ello en mente identifica cuáles acciones actuales hacen un aporte eficiente y cuáles menos, de momento solo es visualizarlo; sin embargo, con solo esto muchas veces ya hemos visto cosas que podemos modificar.
3- No vayas a exigir que te quiten esas responsabilidades que poco aportan, negocia, explica, pide opinión, y has que otros puedan visualizar lo mismo.
Nunca se me va olvidar el día en que a pesar de tener que hacer todo respecto a la calidad y productividad del producto, estaba por estallar en estrés, porque además tenía varios reportes atrasado encima, tome la decisión de irle a explicar al gerente y solo recuerdo haber escuchado que me dijo, no hagas este reporte y este otro dármelo a mí.
Todo lo que te he explicado creo que se resume en este ejemplo, no en tener la suerte que un buen gerente te ayude, sino en el hecho de que identifiques aquellas acciones que realmente no aportan de forma efectiva a la razón de ser de tu trabajo y que después de eso busques las formas de negociarlas.
