10 Tips para mejorar el clima laboral.

 Antídotos para mejorar el clima laboral

Las estrategias para gozar de una buena salud no son las mismas para dejar de estar enfermos, las técnicas para motivar al personal no son las mismas que se requieren para dejar de desmotivar, y las que se requieren para mejorar un clima laboral no son las mismas para al menos tener un clima laboral aceptable, por ejemplo, no podemos hablar de estimular el crecimiento de nuestros empleados si las políticas y administración son una “traba” latente, por ello pensaremos primero en dejar de estimular la competencia desleal y luego en estrategias para estimular la competencia leal y en las siguientes técnicas usted reconocerá ésta estrategia enfocada en lo primordial.

 ¿Se reconoce el trabajo individual más que el grupal? Esto es un buen punto a analizar ya que si así sucede se promueve el desempeño individual y un efecto secundario es  limitar el  conocimiento tácito;  aquel que no se obtiene en capacitaciones formales sino de compañero a compañero en el diario vivir y es responsable del 70% del aprendizaje en la organización requerido para nuestro desempeño (Pfeffer, 2005). Si usted identifica que debe trabajar más en promover lo grupal porque así lo permite la naturaleza del trabajo debe comenzar por corregir – modificar lo que recompensa y reconoce que exista un enfoque individual, luego trabaje en el reconocimiento grupal.

Revisar y reflexionar  si usted teme considerar las ideas de todos por igual, sean buenas o malas, o termina apoyándose sobre las mismas personas de experiencia; si las últimas promociones o reconocimientos se mantienen en un círculo pequeño de personas; si así lo identifica comience por dejar de hacerlo antes de comenzar a realizar reuniones de equipo completo.

Para motivar al equipo a una competencia sana una estrategia es lograr que “todos caminemos hacia el mismo lugar” y esto se logra mediante el fortalecimiento de la visión y misión de su organización, aquí hay un ejercicio que usted puede realizar, pregunte al menos a 5 subordinados (aleatoriamente) sobre la visión y misión …

¿cuántos lograron especificar?

Este ejercicio que realizo en mis capacitaciones en Costa Rica me da como resultado 1 de 5  !en el mejor de los casos!, este es un indicador que habla sobre la individuación que puede existir. Los valores y misión no son un cuadro enmarcado, aquellas empresas sobresalientes trabajan en base a ellos, así por ejemplo si un valor es la satisfacción al cliente las decisiones que pueden tomar los subordinados están en función de ello y en una emergencia no deben preocuparse por la autorización de su líder si no está presente, son un faro que guían nuestro comportamiento y cuando todos los tenemos claros y hemos trabajado en esa cultura, vamos para el mismo lugar lo cual ayuda a disminuir el trabajo individual, la reservación de lo que sé o simplemente hacer las cosas a mi manera sin importar el otro.

Por otro lado la confianza es un elemento deteriorado en ambientes competitivos hostiles e imprescindible para el trabajo en equipo, la confianza determina a su vez el nivel de conexión y contenido emocional en las relaciones y para desarrollarla una buena estrategia es enfocarse en la cooperación. El contacto con otras personas hace posible que las conozcamos y nos involucremos emocionalmente con ellas, en ambientes competitivos negativos trabajar sobre la base de cooperación sea directa o indirectamente ha mostrado ser eficaz para ser más productivos (Gratton, 2008). Aquí es donde las prácticas de socialización como celebrar juntos, realizar actividades extra-laborales o team buildings tienen su aporte, la confianza construida incluso fuera del trabajo se manifiesta dentro del trabajo y viceversa, así que un buen consejo es que programe algún tipo de actividad para este mes o solicítelo a quienes son bueno organizando eso.

Otra estrategia para estimular el contacto cercano entre otros que enseño a mis clientes es el proceso de capacitación de 3, que no solo lleva como propósito un mayor aprovechamiento de la inversión en capacitación sino en estimular mayor contacto con compañeros.

Para poder realizar las reparaciones electrónicas de artefactos electrónicos de una empresa privada, sus colaboradores debían asistir a unas capacitaciones muy monótonas y aburridas, tanto así que podía observar personas que parecían tener una lucha entre dormir y mantenerse despiertos y lo peor aun es que cuando realizábamos evaluaciones para evaluar el nivel de aprovechamiento era muy poco y aquellos que lograban tomar anotaciones las mantenían prácticamente para conocimiento personal.

Desde que tuvimos la dicha de encontrarnos con los aportes de Steven Covey en su conferencia de los 7 Hábitos de las personas altamente efectivas, pudimos visualizar que “aprendemos más cuando lo enseñamos” y adjunto a ello “creamos más apoyo entre compañeros”. Así, ahora no todos asistían a las capacitaciones, eran sólo de 2 – 6 personas recibiendo la capacitación de casa matriz, luego ellos se encargaban de llevar el entrenamiento a las demás personas, aunque al principio había rigidez en las relaciones con el tiempo estos centros de capacitación se convirtieron en una fuente de realización para quienes preparaban y capacitaban a sus compañeros y quienes recibían éstas capacitaciones fueron sintiendo el apoyo de sus compañeros, lo curioso es que este acercamiento entre ellos se extendía también a planta productiva y al contacto con el cliente.

Si usted hoy se está pasando a vivir a un nuevo vecindario en el que hay aproximadamente 800 familias, ¿Con cuáles de las 800 familias piensa que establecerá relaciones de mayor confianza? Exacto! Con las que estén más cercanas a usted, es igual en el trabajo, hemos establecido relaciones de mayor confianza con quienes tenemos un mayor acercamiento físico por la frecuencia del contacto, esta es una estrategia que podemos aprovechar pero que advierto se debe realizar con sutiliza, sabiendo en qué casos aplica y cuál es el tiempo adecuado: rote a las personas y si esta rotación implica el aprendizaje de otras responsabilidades mucho mejor. En teoría de grupos conocemos que los roles se vuelven rígidos en un promedio de dos años, por ello algunas organizaciones rotan a sus directivos en un periodo similar, a otros niveles de la jerarquía organizacional la posibilidad es de menor tiempo y usted puede aprovechar esta información para aplicarla, al promover la cercanía con diferentes integrantes de nuestro grupo, para establecer nuevos niveles de confianza y esto puede ser un factor que facilite el apoyo entre compañeros y porqué no ser una estrategia preventiva en la rivalidad entre compañeros.

Analice su actual circunstancia. Si usted va donde el doctor por una gripe y sin hacerle exámenes o verificaciones le recetara medicamentos ¿cómo se sentiría usted?

A pesar de su experiencia el doctor debe comprobar dónde realmente está la causa, en el mundo organizacional no es muy diferente, usted podrá comenzar a trabajar en determinados aspectos que por su experiencia deduce son la principal causa; sin embargo, en varias ocasiones hemos visto cómo los líderes organizacionales al hacer verificaciones se sorprenden quizá de algunos factores que no los hubieran pensado.

Éstas verificaciones de la circunstancia actual se pueden realizar mediante encuestas de satisfacción laboral apoyándose en Recursos humanos o una persona fuera del equipo que se encargue de realizarla confidencialmente; es decir, que les garantice a las personas que sus respuestas se mantienen seguras y solo quien aplica tendrá los cuestionarios, ya que este tipo de confidencialidad permite tener datos más sinceros, generalmente la información de resultados generales es lo que conocerán los líderes organizacionales.

Una encuesta le enfocará en trabajar inteligentemente no sólo en lo principal sino también le permitirá “curarse” más rápido, en caso de no realizar este importante paso, podríamos caer en el error de pensar que la causa de la insatisfacción y la competencia desleal sean resentimientos por problemas personales, cuando lo más cercano a la realidad es que hay un interés por el nuevo posible puesto, causas diferentes que ameritan intervenir diferente.

Cabe hacer una advertencia, si decide realizar una encuesta debe tener presente que hará una inversión de tiempo y esfuerzo que se puede desvalorizar si termina apoyándose en un instrumento (cuestionario o test) que no contenga validez y confiabilidad, el primero que indica la capacidad de poder medir lo que dice medir y el segundo que garantiza la consistencia de los datos, para ello apóyese en las personas correspondientes o le recomendamos nuestro producto Motivacón laboral sin depender del dinero que incluye una encuesta de satisfacción laboral validad y confiabilizada.

Lo que parece ser un problema de las personas, muchas veces lo es de las circunstancias. Cuando me han llamado para hacer intervención en motivación laboral en Costa Rica generalmente se tiene la expectativa de que seré un “porrista”, que impartirá charlas del tipo “si se puede muchachos”, pero esto tan sólo es una parte de la energía que mueve a las personas a actuar, lo que sabemos en comportamiento humano es que personas frustradas, negativas o deprimidas no siempre lo son por su forma de ser, por sus aspectos de personalidad.  En al ayuda que brindamos en intervención de la motivación laboral hemos experimentado  que en la mayoría de ocasiones es más  efectivo trabajar las circunstancias en las que las personas están que intentar cambiarlas a ellas, con ello deseo ahorrarle tiempo e inversión, la competencia desleal también se podría entender por la permanencia de personas difíciles, inseguras o celosas en el equipo de trabajo, pero lo podrían ser por las circunstancias en las que están todos los días. Tal como dice el experto en motivación intrínseca Edward Deci:

“La pregunta incorrecta es ¿cómo motivo a mi personal?, la correcta ¿cómo puedo crear condiciones en las que las personas encuentren motivación?” (Deci, 2012)

Modificar las circunstancias podría ser una estrategia más inmediata que cambiar el pensamiento de las personas, por ejemplo usted puede tomar unos 30 minutos para reflexionar ¿qué circunstancias magnifican un trabajo individualizado? ¿qué aspectos se podrían modificar?, ¿qué circunstancias del trabajo permiten que las personas visualicen preferencias?, ¿qué condiciones estimulan  la competencia desleal?, estos 30 minutos le podrán dar suficiente información en mejorías que pueda aplicar inmediatamente, pero claro está este es un trabajo individual porque sólo usted conoce la peculiaridad de su grupo y las tareas que desempeñan, a manera de ejemplo he podido visualizar con este análisis que si una persona es dueña de un solo procedimiento (una pequeña parte del proceso o servicio) en lugar de poder ejecutar una rutina completa, estará más individualizada y con el tiempo no permitirá que nadie le amenace su campo, en cambio cuando cambiamos las circunstancias para que ejecute una rutina más completa e interactúa con más personas, adquiera más habilidades y logra mayor autonomía, el resultado es una sensación de autorrealización, cuyo estado psicológico está lejos de la frustración, el enojo y la envidia, y como lo puede ver el cambio se logra variando condiciones, no personas.

La carga de responsabilidades, los apuros, los altos niveles de exigencia también tienen su cuota en un ambiente competitivo que puede terminar perjudicial si las relaciones entre compañeros no han alcanzado un nivel suficiente de camaradería, de no ser así el señalar el retraso, los errores y manifestar cómo se afecta el proceso son actitudes más frecuentes, dando mantenimiento a un círculo vicioso en donde “nadie aguanta nada”. La acumulación de este ambiente nos pasa su factura, para algunos en fatiga, para otros con irritación, en fin si igualmente no hacemos nada al respecto somos nosotros los que perdemos. Actualmente las empresas ayudan a sus colaboradores a “descargar” toda esta presión, ya sea mediante centros de recreo, deportivos, algunas membresías, contratación de instructores de yoga, pilates, etc. Con ello logran que sus colaboradores equilibren sus vidas, pero la cruel realidad es que este tipo de ayuda logra equilibrarnos y tener una mejor predeterminación hacia los estresores, pero no aumenta el control que podamos tener sobre los estresores, veámoslo con un ejemplo de la vida personal, si usted tiene alta irritación por sus problemas económicos, usted puede tomar algunas clases de ejercicios relajantes, irse de vacaciones o recibir un buen masaje y habrá logrado bastante; sin embargo, su problema económico sigue presente y si no hace algo al respecto, volverá pronto a tener los niveles de estrés del cual se había recuperado.

Para contrarrestar los ambientes competitivos-negativos que usted no pueda solucionar inmediatamente, podría ayudarles a sus colaboradores a manejar adecuadamente las cargas de estrés que nos provocan. El primer error sobre este concepto es que las personas lo definen según sus consecuencias, “estrés es esta tensión en el cuello”, “es cuando ando que nadie me aguanta” o “cuando ando con gripes constantes”, lo cierto es que esto son consecuencias del estrés, así que debemos preguntarnos más profundamente sobre el estrés para poder ejercer acciones que realmente ayuden.

La pregunta que me ayuda a hacer entender el punto maestro es:

¿por qué dos personas ante las mismas circunstancias no responden igual?

Bien se debe a que han tenido experiencias diferentes y actualmente piensan diferentes ante los acontecimientos buenos o malos y la técnica para cambiar lo que pensamos de determinadas situaciones es mirar el fenómeno desde varias perspectivas posibles, para ello practique y enseñe al personal a preguntase ¿qué haría “x” personas para lidiar con ello?, ¿qué errores de lógica tiene lo que estoy pensando?, ¿cuáles son las alternativas que tengo? Volvamos al ejemplo del problema económico, la persona que está irritada porque tiene todas las cuentas por pagar en esta quincena, podría preguntarse qué haría “x” persona ( x = alguna persona que admire por su éxito) y encontrar una forma mejor de enfrentar el estresor, o darse cuenta que entre sus alternativas están pedirle prestado a su mejor amigo o hermano o concientizar que puede pagar una multa por retraso y el mundo no se derrumbará, ayudar al control y manejo adecuado del estrés que ocasiona las presiones en el trabajo igualmente ayuda a la satisfacción experimentada, a la pre-determinación con que enfrentamos las responsabilidades, a la calidad de relaciones que establecemos y la forma y calidad en cómo nos involucramos con nuestros compañeros.

Enseñar comunicación asertiva. Para este caso vamos a suponer la historia personal de un compañero de trabajo que ha implantado una base de baja autoestima, inseguridad y envidia hacia los demás; mismas características que se manifiestan en el trabajo manteniéndose alerta a cualquier ataque o buscando atacar primero para hacer ver mal a otros antes que a él y aparentar ser un conocedor del proceso y de lo que está mal, sus métodos serán el enojo, la manipulación o el culpabilizar, lo cual queda claro es una forma vaga de canalizar sus temores. Una forma de ayudar es el entrenamiento de habilidades sociales, ya que podríamos considerar obvio que la persona sabe a ciencia cierta que está haciendo daño y creando un mal ambiente con sus respuestas; sin embargo, no siempre es así. Muchas de nuestras conductas molestas para los demás son imperceptibles para nosotros, cuando enseñamos habilidades sociales a las personas le damos herramientas más adecuadas para que canalicen sus temores, egoísmo o envidia. La comunicación asertiva es la base de cualquier relación, tanto de pareja, padre–hijo o laboral, lograr sensibilizar la forma en que hacemos llegar nuestro mensaje puede hacer la diferencia en las repuestas de otras personas a pesar que el mensaje no sea un alago, juzgue usted si hay diferencia entre:

– ¡Lo estás haciendo mal otra vez! ¡Deme campo a mí!

–  ¿Qué crees que pudiste olvidar? ¿quieres que te ayude?

Para poder comprender la diferencia debemos hacer referencia a los estudios del Doctor Albert Mehrabian de la  Universidad de California quien logra identificar 3 elementos en la comunicación, el primero el aspecto verbal que sólo influye en un 7% en la otra persona cuando comunicamos sentimientos y actitudes, un aspecto vocal (entonación, proyección, resonancia, énfasis) que influye en un 38% y el aspecto visual (gestos, movimientos, postura) que influye un 55%, esto quiere decir que un 93% se refiere a aspectos más allá de las palabras, lo cual nos da una vez más que no es lo que dices, sino cómo lo dices.

Cuando logramos capacitar a estas personas en ello, logramos una canalización de sentimientos más asertivas en pro de un ambiente laboral menos tenso, frustrante y de menor roce no porque hayamos “curado” la envidia, sino porque hemos dado herramientas para canalizarla mejor. Un procedimiento sencillo para enseñar y practicar comucnicación asertva es usar el + – +.

Para evitar perder la atención de la otra persona o que comience a defenderse inmediatamente, podemos comenzar mencionando algo real y positivo de ella, así por ejemplo “Me encuentro muy extrañado de algo que observe, porque usted ha sido muy colaborador con todos y es algo que admiro de usted…”. Iniciando con algo positivo a permitido que la persona mantenga su atención y que reciba el siguiente paso con mejor aceptación. Segundo paso es describir lo que usted cree que está mal (-), con lo que no está de acuerdo o en lo que gustaría que mejorara, por ejemplo “apreciaría que consideraras el hecho de …” . Para terminar agregue nuevamente un aspecto positivo (+) como “la verdad es que su ayuda ha sido fundamental para nosotros y queremos que lo siga siendo..”. La información científica hoy es más accesible que nunca, pero falta que le saquemos provecho, basta que realice unas 2 o tres prácticas con sus colaboradores con este procedimeinto para que pueda impactar positivamente la forma en cómo las personas se dicen las cosas.

Cuando hablamos que el ambiente de competencia contra compañeros tiene su explicación en las personalidades podemos al igual que el entrenamiento en habilidades sociales, centrarnos en las necesidades y no siempre en la solución. Cuando pensamos en necesidadesde una conducta egoísta, podríamos tener como respuesta escasez, cuando pensamos en la de temor, podríamos tener falta de confianza, si pensamos en envidia, quizá la necesidad de éxito personal, a partir de éstas tres respuestas se abre un nuevo abanico de posibilidades para evitar tales conductas que perpetúan el atacar al otro. Una persona se puede mostrar egoísta con lo que sabe porque es lo único que lo mantiene en su puesto  y cualquier amenaza a ello será suficiente motivo para sabotear, otra en cambio muestra envidia porque no es él quien logra sobresalir o ser admirado  y para no “sufrir el éxito de otro” es mejor no dejarlo llegar, así que la necesidad de uno es poder tener más, la de otro es ser reconocido o conseguir seguridad. En el primer caso (tener más) podemos involucrarlo en más capacitaciones, brindarle otras oportunidades de desarrollo o responsabilidades, en el segundo caso (ser reconocido) es estar atento a cualquier indicar de buen desempeño para hacerle llegar una felicitación o invitación y en el tercer caso (conseguir seguridad) mostrarle nuestra confianza con lo que hace y brindarle apoyo requerido, pero todas estrategias son posibles identificarlas cuando pensamos en necesidades.

El entendimiento del grupo de trabajo como un sistema. La competencia desleal comprende poco sobre lo que es un sistema, por el mismo hecho de una estructura que fomenta lo individual.

Los elementos de un sistema se influyen unos con otros tanto haciendo como dejando de hacer, imagine usted a su cuerpo como un sistema donde existen órganos encargados que realizar su función pero que no pueden estar desligados de lo que hacen los otros, así cuando el cerebro percibe peligro un sistema hormonal se activa y prepara a los demás órganos para hacer frente al peligro, o solamente imagine que un órgano deje de aportar al sistema ¿lo influye de alguna manera verdad?

Cuando este funcionamiento se visualiza y entiende también en la organización, es más fácil saber que hacemos un daño cuando negamos una ayuda, cuando nos reservamos herramientas o información. Motivar a las personas a una competencia sana es hacerlos comprender la importancia del aporte de cada uno al sistema y no sólo al crecimiento individual.

Para ello yo utilizo “historias de éxito” que saco a relucir al grupo en donde fácilmente se visualice que el aportar al grupo ha permitido que ganemos y lo realizo no con historias inventadas sino con historias del mismo grupo a cargo para que sean convincentes, estas “historias de éxito propias” nos recuerdan que las cosas son más fáciles si trabajamos como sistema y no como partes individuales.

Si la competencia desleal se caracteriza por personas “serruchapisos” que no desperdician el mínimo error para cantarlo a los vientos, para señalar lo que está mal, también puede pensar en contrarrestar desarrollando e incentivando la habilidad del reconocimiento. La tendencia por demás en nuestra cultura ha sido poder el ojo en los defectos más que en las virtudes de las personas y eso lo mantenemos de adulto, un ejercicio sencillo con el que ejemplifico esto es al preguntarles a los líderes sobre 10 cosas por mejorar y luego les pregunto por 10 virtudes que los diferencian, ¿sabe cuáles son los resultados?, es más fácil detectar lo que nos falta que lo que tenemos.

Un elemento esencial de la inteligencia emocional para poder poseer habilidades sociales, consciencia social y autocontrol es la autoconsciencia según el modelo de Daniel Goleman (1991) y aquí viene la pregunta clave ¿es el reconocimiento una habilidad suya? La investigación científica ha revelado la importancia de reconocer lo bueno en los demás para reforzar comportamientos adecuados, pero también ha revelado que es una habilidad pobremente adquirida y considerada; sin embargo, cuando no sólo trabajamos en la brecha de “lo que está mal y como debería hacerse bien” sino en la de “lo que está bien y cómo potenciarlo”  podemos establecer climas organizacionales más positivos, menos rencorosos y más interconectados.

Vale también una advertencia aquí, reconocer no se refiere exclusivamente a recompensar con dinero o acciones que le signifiquen un gasto económico, nos referimos a una habilidad que usted debe adquirir, como el acercarse a su compañero después de exponer una idea en una reunión y manifestarle lo bien que se escuchó y el potencial de su idea, o agradecer a su compañero por no haberse enojado con usted por el error que cometió. Para desarrollar esta habilidad es necesario que usted también no sólo piense en los grandes logros sino también en reconocer el progreso, aprendemos habilidades por medio de la repetición, tal como aprendimos la habilidad de andar en bicicleta debemos aprender la del reconocimiento, no espere a las evaluaciones de desempeño o a la celebración del empleado del mes, aproveche las oportunidades del día al día para dar reconocimiento sincero, que si esta habilidad comienza por usted como líder no se extrañe si registra a otros haciendo lo mismo.

Cuide su ansiedad ante la exigencia del cambio. Al identificar que en su grupo se dan roces, conductas mal intencionadas y “empujones” usted querrá solucionar el problema; pero algo que debemos comprender es que las personas no somos números; es decir, en el trabajo con las personas 1 + 1 no siempre será dos; lo que con algunos es funcional con otros no.

Usted mismo sabrá que adquirir una habilidad o un hábito no es fácil, una cultura de roces y empujones no se cambia de la noche a la mañana y le aseguro que con sanciones y castigos logrará ver resultados rápido pero no permanentes; eso sí, entre más rápido comience a hacer algo al respecto mejor será. Los procesos de cambios con las personas no son lo mismo que cambiar un proceso o política, que mientras usted lo justifique con números será bien aceptado, en las personas las razones y justificaciones a lo largo de la investigación en psicología no ha mostrado ser tan eficaz, para que descubra una muestra firme, pregunte a un compañero o amigo que fuma si sabe que fumar provoca cáncer, esa persona  podrá incluso conocer sobre sus efectos y usted desgastarse explicándole todas las consecuencias, pero aun así el cambio no es efectivo si es que se da; ahora pregúntese usted, cuando a un fumador el doctor le dice que está poniendo en riesgo su vida o que está a un pasito de la muerte, ¿por qué existe una mayor disposición al cambio? Parece que radica en que ya no hay escape y tenemos las consecuencias de frente y todo esto tiene un gran significado emocional para nosotros; sí, lo emocional parece ser una mejor estrategia para el cambio en las personas que las justificaciones, con ello ahora sabrá que su ansiedad por el cambio inmediato lo puede llevar a dar discursos en una dimensión racional del porqué deberían cambiar, del porqué es importante o de las consecuencias a las que se atienen si no cooperan entre sí, pero ahora tiene claro que será tiempo perdido si no llega a “sus corazones”, cuando usted les habla no de los beneficios para la producción o para la organización, sino de los beneficios para ellos, para su desarrollo personal, para su maestría, del aporte que lograrían darle a otras personas, lo que están construyendo juntos, es más fácil que llegue a los corazones y obtenga mejores resultados en su equipo de trabajo, es probable que si seguimos profundizando en la causa de la competencia desleal lleguemos a concluir que es un grito de las personas por ser admirados y apreciados y que lo malo sea el medio que utilizan, pero cuando usted satisface esa necesidad por otros medios, una vez más: ¡todos salimos ganando!